Subject: Circular / Circulaire No 36(25): Convocation of the Council of Diplomatic Representatives 2025
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Date: Tue, 22 Apr 2025 13:07:47 +0300

Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga.
Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.

Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga.
Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.

Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga.
Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.

Version française ci-après

Versión en español abajo

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Convocation of the Council of Diplomatic Representatives 2025

 HCCH 2025 Focused Circular No 36

The Secretary General

To all Member States of the HCCH,

I am pleased to convene the 2025 meeting of the Council of Diplomatic
Representatives (CDR).

The meeting will take place on Monday, 26 May 2025 at 10.30 a.m. (CEST) at
the premises of the Permanent Bureau (PB), Churchillplein 6B, The Hague,
in hybrid format.

As seating in the Conference Room is limited, designations for in-person
attendance will be handled on a first come, first served basis, until
maximum capacity is reached. No exceptions will be made. I thank you for
your understanding and cooperation. Please note that each Member State
attending the meeting in person will be assigned one seat, regardless of
the size of its delegation. Additional members of the delegation are
welcome to attend the meeting online. Online participation will be
possible via the Zoom platform.

Simultaneous interpretation in English, French, and Spanish will be
provided.

With a view to facilitating the practical organisation of the meeting, I
kindly request that Member States inform the PB no later than Monday 19
May, 5.00 p.m. (CEST), whether they intend to be represented at the CDR
2025 meeting. If so, please specify whether attendance will be in person
or online, and provide the name, function and e-mail address of the
designated representative(s) by e-mail to  <mailto:[email-masked]>
[email-masked].

A draft agenda and further documents will be made available in due course
on the Secure Portal of the HCCH website under “Governance” then “Council
of Diplomatic Representatives”. The PB will do its best to produce all
documents for the meeting in English, French, and Spanish, with the
exception of the Overview of Member Contributions and Arrears, which will
be available in English only.

I look forward to our CDR 2025 meeting.

Yours sincerely,

Christophe Bernasconi

THE HAGUE, 22 April 2025

To the National Organs of the Member States

To the Diplomatic Missions of the Member States

Copy for information to the Contact Organ of the European Union

  _____

a

Convocation du Conseil des Représentants diplomatiques de 2025

Circulaire ciblée No 36 de la HCCH de 2025

Le Secrétaire Général

À l’attention des États membres de la HCCH,

J’ai le plaisir de convoquer la réunion du Conseil des Représentants
diplomatiques (CRD) de 2025.

La réunion se tiendra le lundi 26 mai 2025, à 10 h 30 (heure d’été
d’Europe centrale) dans les locaux du Bureau Permanent (BP),
Churchillplein 6B, La Haye, et se déroulera en format hybride.

Le nombre de places disponibles dans la salle de conférence étant limité,
les inscriptions pour une participation en personne seront prises en
compte par ordre de réception, jusqu’à atteindre la capacité maximale.
Aucune exception ne pourra être accordée. Je vous remercie de votre
compréhension et de votre coopération. Veuillez noter que chaque État
membre participant à la réunion en personne disposera d’un siège,
indépendamment de la taille de sa délégation. Les autres membres de la
délégation sont invités à participer à la réunion en ligne, via la
plateforme Zoom.

Une interprétation simultanée en anglais, français et espagnol sera
assurée.

Afin de faciliter l’organisation pratique de la réunion, je demande aux
États membres d’informer le BP, au plus tard le lundi 19 mai 2025, à 17 h
(heure d’été d’Europe centrale), de leur intention de participer à la
réunion du CRD de 2025. Le cas échéant, veuillez indiquer si la
participation se fera en personne ou en ligne, et fournir le nom, la
fonction et l’adresse électronique du (des) représentant(s) désigné(s) par
courrier électronique à l’adresse  <mailto:[email-masked]>
[email-masked].

Un projet d’ordre du jour et d’autres documents seront disponibles en
temps utile sur le Portail sécurisé du site web de la HCCH sous les
rubriques « Gouvernance » puis « Conseil des Représentants diplomatiques
». Le BP fera de son mieux pour produire tous les documents de la réunion
en anglais, en français et en espagnol, à l’exception de l’aperçu des
contributions des Membres et des arriérés, qui ne sera disponible qu’en
anglais.

Dans l'attente de notre réunion, je vous adresse mes salutations les plus
sincères.

Christophe Bernasconi

LA HAYE, le 22 avril 2025

Aux Organes nationaux des États membres

Aux Missions diplomatiques des États membres

Copie à titre d’information à l’Organe de liaison de l’Union européenne

  _____

a

Convocación del Consejo de Representantes Diplomáticos 2025

Circular Específica N.º 36 de la HCCH de 2025

El Secretario General

A la atención de los Estados miembros de la HCCH:

Me complace convocar la reunión de 2025 del Consejo de Representantes
Diplomáticos (CRD).

La reunión tendrá lugar el lunes, 26 de mayo de 2025, a las 10:30 (hora de
verano de Europa Central), en la sede de la Oficina Permanente (OP),
Churchillplein 6B (La Haya), en formato híbrido.

Dado que el espacio en la sala de conferencias es limitado, las
designaciones se gestionarán según el orden en que se reciban, hasta
alcanzar la capacidad máxima. No se harán excepciones, por lo que de
antemano solicitamos su comprensión y colaboración a este respecto. Cabe
señalar que a los Estados miembros que asistan en persona se les asignará
un solo asiento, al margen del tamaño de la delegación. Los demás miembros
de la delegación podrán asistir en línea por la plataforma Zoom .

Habrá interpretación simultánea entre inglés, francés y español.

Para facilitar la organización de la reunión, se solicita a los Estados
miembros que informen a la OP si tienen intención de asistir. La fecha
límite para ello es el lunes, 19 de mayo de 2025, a las 17:00 (hora de
verano de Europa Central). En caso afirmativo, se solicita que envíen un
correo electrónico a  <mailto:[email-masked]> [email-masked]
para indicar si la asistencia será presencial o en línea, así como el
nombre, el cargo y la dirección de correo electrónico de sus
representantes.

El proyecto de agenda y otros documentos se publicarán próximamente en el
Portal Seguro del sitio web de la HCCH, en “Gobernanza” y después “Consejo
de Representantes Diplomáticos”. La OP hará lo posible por preparar todos
los documentos para la reunión en inglés, francés y español, salvo la
sinopsis de las contribuciones prorrateadas de los Miembros y los atrasos,
que estará disponible solo en inglés.

Espero con interés la celebración de la reunión del CRD de 2025.

Atentamente,

Christophe Bernasconi

LA HAYA, 22 de abril de 2025

A los Órganos Nacionales de los Estados miembros

A las Misiones Diplomáticas de los Miembros

Copia para información del Órgano de Contacto de la Unión Europea